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修订后的《中华人民共和国档案法》开始施行

《长江日报》专访覃兆刿:很多人需要上一堂档案课

作者:记者李煦   编辑:鲜文涛    来源:长江日报  发布时间:2021/01/05

今年1月1日起,新修订的《中华人民共和国档案法》施行。该法1987年颁布,已修正过两次,去年又修订一次。

法律的修正是对部分条款进行局部、个别的修改;修订则是对法律进行全面、整体的修改。

修订后的档案法从原来的6章27条扩展到8章53条,条目扩展近一倍,本报就此专访湖北大学教授、著名档案学家覃兆刿。在专访进行当中,他的一位学生打来电话讲述求职经历:一家央企觉得档案工作带有“养老”性质,于是给其安排了很多杂事。覃兆刿摇头:“他们需要上一堂档案课。”

覃兆刿老师和他的“家庭档案库”。 记者何晓刚 摄

【访谈】>>>

档案正在成为国家治理的基础性力量

读+:档案法这次修订主要体现在哪些方面?

覃兆刿:主要包括,新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两个专章,对“法律责任”一章进行了扩充;确认了电子档案的效力;明确规定一切社会主体享有依法利用档案的权利,将县级以上各级档案馆的档案向社会开放的期限从30年缩短至25年,部分档案可以低于25年;增加关于档案馆不按规定开放和提供利用的法律责任、公民的救济途径;增加了突发事件应对活动相关档案的收集、整理、保护、利用工作机制,等等。

但是我认为,最重大的改变是总则第一条,从“为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,制定本法”变成:“为了加强档案管理,规范档案收集、整理工作,有效保护和利用档案,提高档案信息化建设水平,推进国家治理体系和治理能力现代化,为中国特色社会主义事业服务,制定本法。”也就是说,把档案工作上升到了国家治理体系和治理能力的高度。

读+:档案对于国家治理体系和治理能力有哪些作用?

覃兆刿:这是一篇大文章,我们可以先讲两个案例。

就在一年前,也就是2020年1月,俄罗斯总统普京宣布,将建立向所有人开放的、规模最大最完整的二战档案馆。此举的背景,是国际上一些政治势力指责苏联对二战爆发负有责任。为此,普京先是引用了一批历史信件来反驳,过了几天又宣布要建立二战档案馆,让那些“出于政治需要而扭曲战争事实”的人无机可乘。

再讲一个美国案例。美国档案学者比尔曼在《电子证据》一书中披露,1989年1月19日,里根政府在任的最后一天,美国国家安全档案局主任提出起诉,要求总统办事机构在销毁电子邮件和电子文件之前,必须经过档案部门鉴定。总统办事机构则坚决主张自己有权直接销毁文件。围绕此案的斗争延续了好几年,在此期间,美国国家档案馆馆长曾被判“藐视法庭罪”,因为他没有尽到保护电子文件的责任。

这两个国外案例,足以说明档案在国际国内政治中的作用。

近年来,各国纷纷挖掘档案文化遗产,积极参与世界文化工程、申报国际保护项目,并以此为途径扩大国家影响,提升国家软权力。截至目前,我国共有13项档案入选《世界记忆名录》,每一件档案文化遗产的成功入选,都成为世界瞩目的文化事件。比如南京大屠杀档案、中国西藏元代官方档案等成功申遗,都具有重大意义和深远影响。侨批档案申遗成功后,国家档案局与印度尼西亚档案部门以此为资源依托,共同筹划设计了“中印尼社会文化关系档案展”,分别在北京和雅加达展出;福建省档案馆先后赴“海丝之路”沿线国家的近20个城市举办了侨批档案展。这些档案展现出的中国与“21世纪海上丝绸之路”沿线国家友好往来、相知相交的历史,是国际制度创制和实施过程中必不可少的推进力量。

令人欣喜的是,我国各方面越来越重视档案、善用档案。“和平方舟”号医院船是中国首艘专业大型医院船,自2008年交付中国海军投入使用以来,已经远赴他乡完成了十余次人道主义医疗服务。其间,海军档案馆派出档案人员随舰出海,收集到了大量珍贵的文字、音像和实物档案,以档案独有的形式记录下了中国的人道主义活动。

至于经济、文化、科技等方面,档案的作用就更大了,这方面案例数不胜数。总的来说,档案对于一个国家的政治自信与制度自信、 社会秩序与法制建设、组织内控与社会责任、经济建设与科技创新、人民生活与民生事业、社会信用与信任和谐、文化建构与价值传承、国际关系与国家魅力,都具有非常大的影响。

真正要把企业做好 档案工作就很重要

读+:那么,在企业层面,档案又有什么作用?

覃兆刿:不少企事业单位还在把档案室看成养老院,没有意识到档案是内部控制的重要工具,也是证明自己、保护自己的有力工具。有的单位,几百万元的占地补偿款未见合同、收据,还有的企业把档案室修得很漂亮,设备都是新的,可是我要求调出大楼设计图纸的时候,却半天也调不出来,这么重要的基础性档案都没有,可见档案工作成了摆设。

有些快速成长的企业,眼盯着前方,拼命地奔跑,很少人想到,记录也是成长的一部分。财经作家吴晓波曾经吐槽一家著名互联网公司:“它的档案管理可以用糟糕两个字来形容,很多原始文件没有被保留下来,重要的内部会议几乎都没有文字记录。……靠电子邮件来管理,很多历史性的细节都分散于参与者的记忆和私人邮箱里。……很多重要的场合没有留下任何影像——无论是照片还是视频。”

其实,正如万向集团董事局主席鲁冠球所说,如果“企业做一天算一天,无所谓档案工作,而真正要把企业做好,档案工作就很重要”。根据我调研的经验,有些企业因为档案问题吃了亏,此后就非常重视档案。

每个家庭也应有自己的“家庭档案”

读+:档案对个人的影响也越来越大,已经超越了传统的升学、婚姻、买房等等,当我们免押扫码开共享单车的那一瞬间,其实“远方”已经读取了我们的信用档案。

覃兆刿:我高考那年,班上有位很优秀的女同学,是我们松滋县的状元,就是因为“档案丢失”,只能进入一所很不理想的学校,她受到很大刺激,后来不幸自杀。我之所以投身档案专业,与这件事产生的“档案印象”有很大关系。

研究档案这么多年,特别是受有关部门委托,为科学家建立学术人生档案的经历告诉我,越是有文化、有知识的人,越是重视档案。

得益于档案研究工作,我也建立了家庭档案。家庭档案是对家庭记录的结构化,是对家庭凭证信息的合目的控制,可谓之家庭“健脑”工程。我的书房里有一个专门书架放了不少档案盒,作了简单的分类,在提升效率、维护权益、巩固情谊等方面,家庭档案的管理给我带来的好处很实在。

平日因为教学、科研和专业活动文件均妥善保存,所以填表、总结尽得其便;因为保存有学术手稿,在注引核对、选题研究方面获益多多。

有一次因公务急着出门,临出发发现车钥匙丢了,急啊,但有档案,一索“车辆管理”,备用钥匙拿了就走。

因为保存有数十年的学生名册,在师生情谊方面更如往昔,收到学生问候,回一张他当年记录,对方都相当感动,觉得老师记得自己、珍惜弟子。为联系学生实习和工作,也发挥了不少作用。

这是一种档案意识和档案习惯,更是一种行为方式。我认为,一个社会属性的人,应该有自己的档案意识;一个家庭,也应该有自己的家庭档案。


“档案”是一种意识

参观覃兆刿教授的“家庭档案库”,是一个思维条理化的过程。

比如,请他找出某位学生当年寄来的贺年片,他略一思考,就从架上取下一个文件盒,里面果然都是学生的记录。

秘诀在于文件盒上的编码“QW2”——Q代表“情感世界”,其中又分N和W两个子目录,N是“内”,包括家庭、家族和自己;W是“外”,指外部社交,下又分1234,1是师长同行,2是学生,3是同学同乡,4是各种名片。

他把自己这套简单的编码系统打印在一张纸上,各种需要留存的家庭记录源源而来,他只需按图索骥,投入相应的文件盒即可。

不难想象,今天《长江日报》对他的报道,会进入MW文件盒。M代表“媒体反映”,W代表外部媒体;相应的还有一个MX文件盒,那是“校内媒体”。

他把打印了编码系统的纸送我一张。当天回去后,我发现自己开始清理电脑桌面,那上面密密麻麻的图标被我“干掉”了将近一半,有了一点成就感。

按照覃兆刿的理论,“档案”不是一个个文件夹,而首先是一种意识,然后是一种行为,最后是一种控制关系。家庭档案,就是对家庭文件、家庭记录的有意识地控制。

在采访中,覃兆刿举了不少例子,来说明建立家庭档案对家庭的好处;国家有国家的档案,单位有单位的档案,家庭有家庭的档案,我们每个人,能管理好、控制好自己的家庭档案、个人档案,那也算是小有成就了。


 原创“档案双元价值观”蜚声海外

公元前206年,刘邦攻克咸阳,建成才十几年的大秦帝国土崩瓦解。此时,“诸将皆争走金帛财物之府分之”,可是萧何却盯上了秦朝档案,“独先入收秦丞相府图籍藏之”。掌握了“大秦数据库”的刘邦变身“知识富豪”,那些户籍、地形、法令文书,令他“得具知天下厄塞、户口多少、强弱之处”。

后人评价:“萧何入秦,收拾文书。汉所以能制九州者,文书之力也。”

两千年过去了。

光绪二十五年,也就是1899年,在二十世纪的门槛上,根据李鸿章的意见,一次性销毁了四千五百余捆档案:“查库内恭存朱批红本,历年存积,木格已满,……除自光绪元年起至二十四年止正副各本,无论已未霉烂,概行分别存贮,用备将来查考外;其远年新旧各本及新旧记事档簿……一并运出焚化。”

这个已经到了末路的王朝,给自己设定的“文件保存期”居然只有25年。

在覃兆刿看来,从萧何夺档到李鸿章烧档,看似矛盾的行为背后,有着同一个逻辑。

覃兆刿,国家档案局首批全国档案专家暨档案学理论研究领军人才,教育部档案学科教学指导委员会委员,国家自然基金委重大仪器项目档案评审专家,工信部高技术项目成果验收档案专项评审专家。他原创的“档案双元价值观”理论在海内外具有广泛学术影响。

双元价值观认为,档案具有工具价值和信息价值,前者强调控制、监督、安全、保密,后者强调适时充分的发掘、传播、展示、分享;档案事务的合理与系统均衡,档案封闭与开放的恰到好处,是档案事业的最佳形态。

在古代社会,档案属于皇室的私有物,其价值主要认为是工具价值——权威的政治威慑力和对人、财的控制作用,故基本上处于封禁状态,在人们眼中实为神秘之物。正是在这种价值取向支配下,古代档案工作体现了浓重的以控制为理念的神秘色彩,从“天府”“宗庙”“中”“禁中”“中秘”“秘书”“禁室”“藏室”“神谕阁”等古代档案词语就可看出。

萧何夺档,夺的是工具;工具废旧了就没用,还占地方,于是被李鸿章烧掉。工具价值观支配下的档案,只会神秘地产生,悄悄地消失。其朝代近者被严密封存于“石室金匮”,而“远年案卷,总不出焚毁之一途”。

时代毕竟在进步,几年后当张之洞也要处理一批旧档的时候,罗振玉及时进言劝阻;这批保留下来的清朝内阁档案,几经辗转演变,最后和殷墟甲骨、居延汉简、敦煌藏经一起,并称为20世纪中国四大史料发现。

覃兆刿结合案例探讨了档案作为管理方式和管理对象参与国家治理的地位和作用。

只有先进的知识分子和先进的组织,才会明白档案中蕴含的宝贵信息价值。1931年,瞿秋白为中共中央起草了《文件处置办法》。这份中共最早的档案文件管理规定共7条,仅1200余字,但其中蕴含文书档案管理的重要理念,包括分类编号、存储检索、资源建设、安全防范和规范标准。文件末尾,瞿秋白特地写了一条“总注:如可能,当然最理想的是每种二份,一份存阅(备调阅,即归还),一份入库,备交将来(我们天下)之党史委员会”。

1956年4月16日,国务院公布《关于加强国家档案工作的决定》:“国家的全部档案,包括中华人民共和国成立以来各机关、部队、团体、企业和事业单位的档案,中华人民共和国成立以前的革命历史档案和旧政权档案,都是我国社会政治生活中形成的文书材料,都是我们国家的历史财富。”

2021年1月1日起,修订后的《中华人民共和国档案法》施行,其第三条规定:“坚持中国共产党对档案工作的领导。”

 

资料 《世界记忆名录》里的13项中国档案

联合国教科文组织于1992年发起了“世界记忆工程”项目,截至目前,我国已有13项档案入选《世界记忆名录》,它们是——

1.《中国传统音乐录音档案》

2.《清代内阁秘本档》

3.《纳西东巴古籍》

4.《清代科举大金榜》

5.《清代样式雷图档》

6.《本草纲目》

7.《黄帝内经》

8.《中国西藏元代官方档案》

9.《侨批档案》

10.《南京大屠杀档案》

11.《甲骨文》

12.《近现代苏州丝绸样本档案》

13.《清代澳门地方衙门档案(1693年至1886年》


原文链接:http://cjrb.cjn.cn/html/2021-01/05/node_12.htm


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